В деловой переписке важно все: и содержание, и оформление. Правильно оформленное, грамотное, содержательное письмо повысит шансы на успешное достижение цели и улучшит деловую репутацию организации или предприятия.
Как писать деловые письма
Деловое письмо состоит из таких частей:
Заголовок для делового письма
Состав заголовочной части письма регламентируется нормативно-правовыми документами. Под информацией фирменного бланка идут данные, которые располагаются двумя колонками:
В левой колонке указывают:
- регистрационный номер и дату письма;
- под ним: “на” данные о письме, на которое отвечают (если таковое есть);
- ниже: кратко сформулированную тему письма.
В правой колонке помещают данные об адресате — наименование организации, или предприятия (именительный падеж), должность, инициалы и фамилию (дательный падеж).
Текст делового письма
Если коротко, текст делового письма состоит из:
- обращения,
- вступления — “почему (на основании чего, в связи с чем)”,
- основной части — “для чего”,
- заключения — “что должно быть сделано (или уже сделано, или не может быть сделано)”.
Подпись письма
Перед подписью желательно разместить «Формулу вежливости». Обычно это слова «С уважением». Далее — отдельной строкой — должность, подпись, инициалы, фамилия.
Под подписью — дата. Ниже располагают данные об исполнителе — фамилию, инициалы, контактный телефон.
Если с письмом отправляют какие-нибудь документы, внизу располагается слово «Приложение», далее в формате списка перечисляются документы.
Для каждого указывается, сколько экземпляров прилагается и сколько листов в каждом, если документ в электронном виде — имя и тип файла, носитель информации.
Важно:
- Необходимо заранее выяснить, как правильно называется должность адресата, его имя и отчество. Перед Ф.И.О принято указывать научное, персональное или специальное звание, связанное с должностной деятельностью.
- Лучшая форма обращения — «Уважаемый, имя и отчество». Допустимо также: «Уважаемый господин — должность или фамилия, если это частное лицо». Обращение располагают посередине строки.
- Если в письме есть ссылка на другой документ, данные о нем вносятся так: вид (письмо, закон и т.д.), издатель (президент, кабинет министров и пр.). Дата указывается перед регистрационным номером, последним — заглавие.
- Текст письма должен быть лишен эмоций. В нем могут присутствовать, и даже приветствуются, — стандартные обороты. Главное, чтобы изложение было лаконичным и понятным. Следует избегать слов и терминов, неизвестных адресату или допускающих двоякое толкование.
- Правописание необходимо тщательно проверять — как для поддержания имиджа, так и для сохранения смысла («Разрешить нельзя отказать»).
При выполнении этих простых правил писать деловые письма будет легче.
Всего хорошего! Пока.
