Для любой серьезной компании предполагается создание своего фирменного бланка. Это позволяет не только подчеркнуть ее статусность, но также акцентировать внимание на важных моментах, выделить подобный документ в общей массе, а также просто сэкономить время, затраченное на оформление документа.
Предназначение
Оформить документ на фирменном бланке допускается в любой ситуации, когда не оговаривается другая строгая форма.
Направить подобную бумагу допускается:
- в государственные и контролирующие органы. Речь идет об официальных обращениях (для отчетности ООО предусматриваются другие бланки, стандартные для каждой конкретной формы отчета);
- компаниям-партнерам. Это может быть переписка насчет сотрудничества, оферта, обсуждение любых вопросов;
- внутренняя документация. Приказы, трудовые договоры — все это рекомендуется оформлять именно на фирменном бланке организации;
- нотариальная доверенность на представление интересов, или выполнение определенных функций сотрудником.
Создание своего фирменного бланка не является обязательным требованием для ООО, но по общим правилам этики ведения бизнеса это необходимо. Помимо этого подобные бланки значительно облегчают документооборот, так как избавляют от необходимости каждый раз вводить одну и ту же нужную информацию.
Что следует указать
Фирменный бланк ООО создается для того, чтобы сократить затраты времени на подготовку различных документов. Но для этого следует позаботиться о том, чтобы на нем была размещена вся основная информация:
- название ООО. Также ниже можно шрифтом поменьше указать основное направление деятельности;
- адрес расположения. Если ООО включает в себя головной офис и производство, то указывается именно адрес офиса (куда подразумевается направление ответа);
- реквизиты организации;
- дата составления документа и данные о том, от имени кого направляется бланк (инициалы всегда идут перед фамилией, также необходимо указать должность);
- эмблема или любой другой опознавательный знак ООО.
Главные секреты
Хотя нет каких-либо строгих требований на законодательном уровне к оформлению фирменных бланков организации, но нормами делопроизводства принято выделять такие моменты:
- шрифт не должен быть меньше 12;
- самый распространенный в документации шрифт TimesNewRoman. При этом допускается выбрать и любой другой, но главное — чтобы он был читабельным;
- не рекомендуется использовать в шапке документа одновременно несколько разных типов шрифта;
- желательно отказаться от разноцветного шрифта, использования объемных букв при оформлении текста фирменного бланка;
- в некоторых случаях допускается выделить определенные важные моменты в тексте жирным шрифтом, или подчеркиванием;
- разрешается использовать цветные бланки (речь идет о фоне, а не о шрифте). При этом, цвет листа должен быть максимально сдержанным и приглушенным и главное — не вредить читабельности расположенного текста.
Важно! Следует помнить о том, что для ООО и других частных организаций законодательством категорически запрещается использовать государственные символы РФ (они могут быть размещены только на фирменных бланках государственных учреждений). Если у компании есть собственная эмблема, то допустимо использовать только ее при оформлении бланка.
Создать фирменный бланк вполне возможно самостоятельно, используя стандартные компьютерные программы и текстовые редакторы. Крупные солидные компании предпочитают обращаться за помощью к дизайнерам, так как подобные документы являются важной частью имиджа ООО и поэтому к их оформлению стоит подойти с особой серьезностью.
