Любая организация, независимо от своих объемов и формы собственности, вынуждена работать с финансовой документацией. Это расчеты с клиентами, поставщиками, уплата налогов и многие другие важные финансовые вопросы.
Платежное поручение — это один из важных моментов в работе любой организации и поэтому необходимо со всей ответственностью подойти к оформлению данного документа, а также понять, где именно его взять и какие моменты необходимо будет туда включить.
Понятие платежного поручения
У любой организации имеется свой расчетный счет в банке. Платежное поручение руководителя предприятия, или бухгалтера — это документ, который является своеобразным распоряжением банку перевести определенную сумму с данного счета на счет другой компании (получателя).
Согласно бухгалтерским обозначениям, платежное поручение — это первичный документ. Именно ним должны быть подкреплены все расходы, указанные в балансе. Составляя платежное поручение, необходимо помнить об очередности любого платежа. В редких случаях она назначается непосредственно представителем организации, который предоставляет данный бланк. В большинстве случаев очередности платежей определяются на законодательном уровне.
Для примера: платежи в Налоговую Инспекцию будут более приоритетными, чем расчеты с поставщиками. Это подразумевает, что в случае нехватки денег на счету компании, для оплаты абсолютно всех платежных поручений средства будут списаны на оплату тех, которые имеют больший приоритет. По мере поступления денег на счет, будут произведены списания по поручениям, которые находятся следом в очереди.
Указанные сведения
Если некоторые документы организации могут быть оформлены в произвольной форме, то финансовые бланки должны иметь четкую структуру. Неправильное оформление подобных документов будет являться строгим нарушением. Кроме того, в ряде случаев при неправильном оформлении бланка сама финансовая операция будет невозможна.
К основным данным, которые потребуется указать в платежном поручении, относятся:
- счет, на который потребуется перевести средства;
- положенная сумма, которая будет перечисляться;
- основание. В данном случае подразумевается счет-фактура, договор, или любая другая причина перевода средств;
- дата выдачи, подпись и печать представителя организации, которая выдает платежное поручение;
- номер счета, с которого необходимо будет перечислить указанную сумму.
Способы составления
Многих, кто только начинает всерьез заниматься бизнесом и кто до этого был знаком не слишком тесно с составлением финансовых документов, заботит вопрос — где взять финансовое поручение.
Можно выделить 3 основных способа найти данный бланк:
- в банке;
- составить самостоятельно;
- использовать интернет-банкинг.
По факту, суть документа не будет изменяться в зависимости от того, каким образом он был подготовлен. Юридическую силу платежное поручение также будет иметь одинаковую. Изменяется при этом комиссия, которую необходимо будет заплатить за подготовку данного бланка. Часто банки взимают довольно немалые суммы за подготовку подобных бланков и поэтому приходится справляться с задачей самостоятельно, чтобы попросту не переплачивать лишние средства.
Каждый способ имеет свои плюсы и минусы, которые следует учесть, прежде чем выбрать оптимальный для себя вариант.
Получение в банке
Любой клиент, имеющий расчетный счет в банке, может обратиться к его работникам, которые помогут подготовить платежное поручение. При этом, подобный способ является наименее популярным среди бухгалтеров. В банк представители предприятий обращаются только в самых крайних случаях, когда требуется срочный перевод денежных средств и при этом нет времени готовить документ самостоятельно.
Хотя в данной ситуации клиент и застрахован полностью от любых ошибок, которые возможно допустить при составлении, но этот способ столь непопулярен из-за высоких комиссий, который взимаются всеми банками за подобные услуги. С учетом того, что платежные поручения крупным компаниям приходится выдавать очень часто, то переплата здесь будет весьма ощутимой.
Самостоятельное составление
Еще буквально несколько лет назад этот способ был самым распространенным. Сейчас все больше компаний переходят на интернет-банкинг для оформления финансовых документов, но все же среди небольших по размеру организаций платежные поручения в таком формате остаются популярными.
Создать платежное поручение возможно при помощи любой бухгалтерской программы. Самой распространенной является 1С. Также это возможно сделать даже просто при помощи excel, но для этого самое главное знать, как именно должен выглядеть данный бланк и какую основную информацию необходимо в нем указать.
Когда организация открывает расчетный счет в банке, то на него дополнительно заводится карточка, в которой указывается печать предприятия и подпись руководителя. Вся эта информация должна быть указана и на платежном поручении. На данный момент законодательством допускается отсутствие своей печати у компании, поэтому ее можно не указывать на бланке, но только если в карточке счета она также отсутствует. После составления финансового документа его необходимо отнести в офис банка. При этом сделать это может лично руководитель или лицо, у которого имеется доверенность на совершение подобных действий.
Интернет-банкинг
В последнее время данный способ становится все более популярным. Это объясняется максимальным удобством и быстротой подготовки документа. Для его передачи нет необходимости ехать в банк — все возможно сделать в течение 2 минут, не выходя из офиса.
Также преимущество способа в том, что отправить документ возможно где-угодно, просто имея доступ в интернет. Современные технологии уже позволяют это сделать даже просто при помощи мобильного приложения.
Когда клиент открывает расчетный счет и затем регистрирует интернет-банкинг ему предоставляется возможность оформить электронную подпись. После этого подписать и отправить платежное поручение в банк можно по интернету.
Преимущество здесь еще и в том, что подобные проводки возможно отправлять в банк в любое время. То есть платеж автоматически станет в очередь на отправку как только банк начнет свою работу и для этого не нужно с самого утра ехать в офис.
Некоторые руководители предприятий еще с опаской относятся к подобному способу, но на самом деле, цифровые подписи имеют надежную степень защиты, которая обеспечивает полную безопасность. Хотя за использование данной функции и взимается также дополнительная плата, но зато это позволяет заметно ускорить процесс перевода денежных средств и сэкономить массу времени, которое нужно затрачивать на составление финансовых документов вручную и на дорогу до офиса банка.
