Главная | Полезная информация | Как выдать и вернуть командировочные

Как выдать и вернуть командировочные

командировочные

Что такое командировочные расходы?

После того, как организация отправляет сотрудника в командировку, она обязана выделить определенную сумму денежных средств, которые предназначаются для найма временного жилья, проезда в одну и обратную стороны на любом позволенном виде транспорта, а также специальные суточные расходы, объем которых определяется в соответствии с существующим регламентом либо может быть увеличен по инициативе начальства.

Как правило, размеры аванса устанавливаются каждой организацией сугубо индивидуально, с учетом общей продолжительности командировки, затрат, связанных с арендой временного жилья, а также общей стоимости проезда туда и обратно. Объем суточных устанавливается в процессе коллективного оговора или в существующих нормативных актах организации.

На данный момент установлены дозволенные тарифы, которые предусмотрены действующим законодательством. Отныне, по территории страны суточные за один день нахождения в месте назначения составляют ровно 700 рублей. А вот за пределами государства – 2500 рублей. Конечно, эти цифры являются лишь ориентировочными, и каждый работодатель имеет полное право увеличивать их размер, если в том есть необходимость. Но вот уменьшать его не рекомендуется, поскольку может получиться так, что человек поедет в длительную командировку за свой счет, что не является целесообразным.

Конечно, размер суточных может быть меньше лишь в том случае, если они полностью покрывают расходы сотрудника во время поездки. В иных случаях делать этого не рекомендуется. Только при должной оплате труда сотрудник будет с удовольствием ездить а такие длительные поездки для того, чтобы решать актуальные дела корпорации, в которой он трудится и развивается.

Выдача аванса

отчетность

Непосредственно перед самой поездкой работодатель обязан выдать личности, направляющейся в командировку, финансовую компенсацию из кассы предприятия. Данный порядок определен специальным Положением о ведении кассовых операций.

Аванс должен выдаваться из следующих потоков средств:

– денег, попавших в кассу предприятия за реализацию товара;
– полученных со счета.

Аванс ни в коем случае не должен выдаваться из денежных средств, которые были получены от людей для оплаты в пользу только третьих лиц. Например, по договоренности поручения в счет оплаты за услуги связи.

Нужно заметить, что получение денежных средств на командировку может осуществить только то физическое лицо, у которого отсутствует какая-либо задолженность по заранее врученным авансам.

Выдавать его можно только на основании:

– приказа, который был составлен по форме Т-9, а для коллективной командировки Т-9 а);
– заявления работающего о сумме помощи и периоде выдачи с визой начальника.

Выдача денежных средств должна производиться исключительно по специальному расходному кассовому ордеру. Он обязательно должен быть оформлен только в одном экземпляре. В нем сотрудник обязан собственной рукой прописью написать сумму полученных средств. А вот только после этого следует поставить собственную подпись в получении. Сразу после того, как они были выданы на руки, необходимо в присутствии кассира подсчитать полученную сумму, чтобы убедиться что там все так, как и было обещано. После того, как это будет сделано, возникшие впоследствии жалобы не будут приняты, поскольку сотрудник поставил подпись в полученном документе. Поэтому важно быть очень внимательным во время заполнения формы.

После того, как сумма тщательно подсчитана, бухгалтер должен подписать расходный лист. После этого главный бухгалтер и директор должны проделать то же самое. Средства могут быть отданы сотруднику как лично, так и доверенному лицу по соответствующему документу и паспорту. При неоднократной доверенности следует приложить копию к расходнику, а оригинал должен остаться у кассира.

После возвращению сотрудника, должен быть презентован детальный авансовый отчет в течение ближайших трех дней. Он должен содержать в себе все расходы, которые были совершены в процессе командировки. Также к нему обязательно должны быть прикреплены товарные чеки, билеты и прочие доказательства того, что были потрачены средства на различные нужды. Всю первичную документацию непременно следует проставить нумерацию в соответствии с записями отчета.

Как поступить с остатком?

траты

Бывают случаи, когда аванс выдается в большем размере, чем этого требуют расходы. Тогда образовывается остаток, который необходимо вернуть назад. Как это сделать правильно?

Если вдруг во время командировки была потрачена не вся сумма, то ее нужно вернуть обратно в компанию в соответствии с существующим порядком, который прописан в п. 3.1 и 3.2 Положения.

Возврат должен осуществляться только по приходному ордеру. В процессе важно осуществить проверку изначальных документов, которые подтверждают расход денежных средств. Этот расход обязательно должен быть прописан в приходно-кассовом ордере.

Обязательно принимать купюры и монеты нужно поштучно в присутствии подотчетного лица, чтобы не возникло никаких лишних вопросов. После того, как деньги тщательно пересчитаны, важно сравнить получившуюся сумму с той, которая записана в ПКО. Если разницы действительно нет, то тогда подписывает приходник и ставит штамп. После окончания процедуры подотчетное лицо должно получить свою квитанцию к приходнику. В случае, если сумма гораздо меньше, то отчитывающийся сотрудник обязан из собственного кармана внести недостающий процент.

Бывают ситуации, когда сотрудник отказывается это делать. Как поступить в такой ситуации?

– возвращается внесенная сумма;
– приходник перечеркивается и далее отдается директору или бухгалтеру, а после этого снова оформляется ПКО по полученной окончательной сумме.

Конечно, директор имеет полное право компенсировать недостающий фрагмент из зарплаты трудящегося, если он отказывается возвращать их ранее.

Если вдруг, все же, он соглашается вернуть долг, то по соответствующему заявлению из его зарплаты будут удерживаться примерно двадцать процентов зарплаты. Для того, чтобы сделать это, следует заранее издать соответствующий приказ.

Возмещение перерасхода командировочных денег

командировочные расходы

Ситуации бывают разные. Никто не застрахован, к примеру, от того, что его сотрудник во время вынужденного “путешествия” может потратить гораздо больше денежных средств, чем предполагалось. В такой ситуации существует иной порядок действий. Сначала важно проверить авансовый расчет, а в случае логичного перерасхода следует компенсировать ему потраченную из собственного кармана сумму.

Для начала нужно проверить следующее:

– действительно ли сотрудник потратил денежные средства по соответствующему назначению или нет;
– есть ли доказательства (документация, билеты, чеки и прочее) того, что деньги пошли на самое необходимое, к примеру, путь назад;
– весь пакет документации и подотчет были оформлены грамотно.

Если все соответствует действительности, то следует в обязательном порядке вернуть сотруднику его личные денежные средства. Произвести окончательный расчет следует исключительно в установленный для этого срок.

Обязательно перед выдачей сотруднику определенной суммы денежных средств важно заранее предположить объем финансовой помощи, которая может выручить его в не предвиденных ситуациях. У него обязательно должны быть дополнительные средства на иные виды расходов, к примеру, на провоз багажа, оплату услуг связи, приобретение тех или иных товаров и так далее. Как это сделать?

1. Выдайте сотруднику аванс в объеме предполагаемых расходов.

2. При командировках заграницу обязательно следует оплатить ему затраты, тесно связанные с оформлением соответствующей документации (загранпаспорт, виза, приглашение и иные выездные документы).

3. Также следует предусмотреть расходы по обмену в банке дорожных чеков на валюту.

4. Расходы на привычные сборы в другом государстве.

5. Сборы на право пересечения автомобилем границы иного государства.

6. Другие аналогичные сборы.

Как известно, ряд европейских государств не позволяет пересекать границу без оформления медицинской страховки. Такие предусматривающие расходы также оплачиваются работникам их работодателями, поскольку поездка исключительно в интересах самой компании.

Важно не забывать о том, что в любой сложившейся ситуации нужно действовать опираясь исключительно на действующее трудовое законодательство, которое тщательно защищает интересы обеих участвующих сторон: как руководящего работодателя, так и сотрудника компании. Чтобы в будущем не возникло никаких непредвиденных разногласий, обязательно следует действовать только по установленным нормам и правилам, прописанным в Трудовом Кодексе.

Похожие Статьи

  • Новые правила выплаты заработной платы с октября 2017

    Новые правила выплаты заработной платы с октября 2017

    Нововведения в выплату зарплаты в 2017 году Согласно существующему Трудовому Кодексу и его статье под номером 136, можно узнать, что конкретная дата выдачи зарплаты должна устанавливаться правилами ранее установленного распоряжения, коллективным или трудовым договором. Важно запомнить следующее, что срок ее выдачи не должен быть гораздо позднее, чем прохождение пятнадцати дней со дня закрытия периода, за

  • Отмена командировочных удостоверений  с 2015 года, стоит ли применять его в дальнейшем

    Отмена командировочных удостоверений с 2015 года, стоит ли применять его в дальнейшем

    Отмена командировочного удостоверения пришлось как раз на нужное время в экономической ситуации страны. Сейчас сотрудники все чаще путешествуют по разным странам для заключения выгодных договоров для их компаний, ведь вести личные беседы всегда было более продуктивной схемой. Внесенные изменения в существующий закон сможет облегчить бумажную волокиту для многих компаний, которые стремятся минимизировать свои кадровые ресурсы,

  • Отпуск с последующим увольнением

    Отпуск с последующим увольнением

    Перед увольнением сотрудник обязан отработать две недели, которые, по сути, являются периодом для передачи дел другому лицу. При этом такой порядок дел мешает искать новую работу или оформлять документы на уже найденной вакансии. Кроме того возможны негативные оценки со стороны коллег, которые давят психологически. Чтобы всего этого избежать, многие пользуются правом отпуска непосредственно перед самим

Сети

Бизнес блог

Данный проект создан в помощь начинающим предпринимателям которые задаются вопросом "Какой открыть бизнес ?" и "Как открыть бизнес ?", хотя и уже преуспевшие предприниматели найдут здесь много полезной информации, всегда есть чему учиться и куда расти.

Последние комментарии