Главная | Полезная информация | Как правильно заверить трудовую книжку

Как правильно заверить трудовую книжку

трудовая

К любому использованию трудовой книги выдвигаются жесткие требования. В книжке указывается полная информация о трудовой деятельности человека. Данный документ оформляется при первом же приеме на работу. Он заводится работодателем и хранится у него, а после увольнения – у человека, на которого трудовая заведена. Книжка должна храниться в организации на протяжении всего срока осуществления трудовой деятельности. Выдавать ее на руки на этот период нельзя. Однако случаются ситуации, когда работнику нужно предъявить документ в сторонних организациях. Как же поступить в этом случае? Выход только один – оформить заверенную копию трудовой книжки. В этой статье мы рассмотрим основные правила оформления такого документа.

В каких ситуациях может понадобиться копия?

Все ситуации, когда может потребоваться копия трудовой, схожи в одном аспекте – везде нужно подтвердить наличие работы и определенного стажа. Самыми распространенными ситуациями являются:
• оформление кредита;
• оформление субсидии;
• получение заграничного паспорта;
• оформление пенсии;
• процедура усыновления и др.
К кому же следует обращаться для получения копии? Все зависит от того, где хранится трудовая книжка. Если она у работодателя (директора компании), то нужно обращаться напрямую к нему. Однако чаще всего такой документ хранится в отделе кадров, либо у бухгалтера. Иногда же на предприятии существует специальный человек, который занимается именно этим вопросом. А если вы работаете у частного предпринимателя, то просить копию нужно лично у него. Он самостоятельно сделает копию, поставит печати и все необходимые отметки.
Если у вас возникла необходимость получения копии трудовой, то не стоит оттягивать этот процесс. С таким вопросом нужно обращаться к работодателю или бухгалтеру заранее. Им потребуется некоторое время, чтобы найти документ и правильно его оформить. Если вы обратитесь с просьбой в последний день, то вряд ли сможете получить копию в нужные сроки.

Как заверить копию трудовой: основные правила

заверяем трудовую

Согласно трудовому кодексу, выдавать оригинал трудовой сотруднику до момента его увольнения категорически запрещено. Поэтому, если работнику нужно предъявить в те или иные органы трудовую, нужно оформить ее копию. Для получения копии трудовой сотрудник должен написать письменно заявление начальнику отдела кадров, либо непосредственно генеральному директору. Это правило действует в крупных компаниях, у которых имеется большой штат рабочих. Если фирма маленькая, то можно обращаться устно к директору или бухгалтеру. Для приготовления документа работодателю выделяются три рабочих дня с момента подачи сотрудником заявления.

Бывают ситуации, когда нет необходимости копировать всю книжку. Тогда сотрудник отдела кадров может скопировать и заверить лишь те странички, где указана необходимая информация. С первой страницы копия должна сниматься в любом случае, ведь там указаны личные данные работника.

Снятые копии нужно обязательно заверить. Рассмотрим основные правила этого процесса:
1. Законодательство допускает не только копии на ксероксе, но и распечатку текста на компьютере. Второй способ особенно актуален, если записи в трудовую сделаны неразборчивым почерком, либо сделать качественный ксерокс невозможно.
2. Копия каждой странички книжки должна иметь надпись «Копия верна». Ее следует подтвердить подписью уполномоченного лица и печатью компании. Также важно указать фамилию и инициалы лица, который заверяет документ. Если таких пометок не будет, то копия не будет иметь юридическую силу.
3. Копия листа с последней записью должна иметь маркер: «Работает по настоящее время». Печать должна располагаться частично на тексе и частично на самой записи. Если сделать оттиск на пустом месте, то копия будет признана недействительной.
4. Право заверять копии такого документа имеет лишь несколько людей: сам руководитель компании, начальник отдела кадров или бухгалтер. Другие лица не должны заниматься этим вопросом.
5. Если данный документ требуется неработающему человеку, то получить заверенную копию трудовой можно в отделе кадров последнего места работы.
6. Когда нет желания заверять каждый листик трудовой, можно поступить иным способом. Надо взять все подготовленные копии и сшить их между собой. Нитка выводится только на последний листок и прикрепляется к нему небольшим бланком. На бланке нужно указать точное количество страниц, поставить подпись, а на ней печать. Часть печати должна захватывать информацию на последнем листе книжки.
7. На всех копия следует также проставить дату создания документа и подпись самого работника. С момента этой даты копия будет действительна всего один месяц. После происшествия тридцати дней, документ нужно оформлять снова. Поэтому планировать сроки следует заранее.
Как видно, заверить копию трудовой относительно несложно. Главное соблюсти все правила, ведь в противном случае документ будет считаться недействительным. Многие организации, требующие предоставить данные о месте работы и стаже, скрупулёзно относятся к ксерокопиям документа. Если нет стопроцентной уверенности, что организация примет заверенную копию, то лучше перестраховаться. Можно запросить у нее образец для правильной заверки документов. По нему ваш работодатель сможет легко сделать нужный документ.

Что делать, когда нужна только последняя страница книжки?

Случаются ситуации, когда человеку не нужно подтверждать стаж работы, а просто предоставить данные о наличии трудовой деятельности. В этом случае заверять полностью всю книжку не нужно. Достаточно сделать копию первой и последней страниц. Заверять последнюю страницу нужно по-особенному. Рассмотрим основные правила:
1. Если человек до сих пор работает по должности, то нужно поставить соответствующую отметку: «Работает по настоящее время». Также особые отметки проставляются, если человек сменил должность или уволился.
2. На последней странице трудовой книжки обязательно должна ставиться подпись самого работника. Она подтверждает, что сотрудник ознакомился с документом и считает, что все оформлено правильно.

Как заверить книжку для банка?

банк

Копию трудовой книжки чаще всего требуют в банковских учреждениях при оформлении кредита, ипотеки или ссуды. Если вы не работаете и книжка у вас на руках, то проблем с получением кредита не будет. Банковский работник самостоятельно сделает копию документа и заверит его вместе с вами. Либо попросит вас обратиться в нотариальное бюро. Там процесс заверения трудовой проходит буквально несколько минут. Для заверения книжки в бюро, следует подготовить также паспорт. Нотариус знает все правила, поэтому осуществит вашу просьбу в лучшем виде. Конечно же, это будет стоить некоторых затрат.
Если человек находится в трудовых отношениях, то получить книжку на руки не выйдет. В этом случае придется обратиться к руководителю компании или к кадровикам. Как и в случаях описанных выше, обращение должно быть в письменной форме. Получив запрос, у уполномоченного человека будет всего три дня для оформления копии книжки.
После истечения трех дней копию, заверенную начальством, вам выдадут на руки. Однако не спешите нести документ сразу в банковское учреждение. Обязательно проверьте наличие всех реквизитов. Если будет отсутствовать хотя-бы один из них, то копия будет неверной и банк не одобрит вам кредит. Банки серьёзно относятся к документам, поэтому проверка обязательна. Заверенная копия для банка действует один месяц, поэтому не стоит запрашивать документ за полгода до операции с банком. Если за месяц происходят какие-либо изменения в трудовой деятельности работника, то копия утрачивает свою силу.

Похожие Статьи

  • Новые правила выплаты заработной платы с октября 2017

    Новые правила выплаты заработной платы с октября 2017

    Нововведения в выплату зарплаты в 2017 году Согласно существующему Трудовому Кодексу и его статье под номером 136, можно узнать, что конкретная дата выдачи зарплаты должна устанавливаться правилами ранее установленного распоряжения, коллективным или трудовым договором. Важно запомнить следующее, что срок ее выдачи не должен быть гораздо позднее, чем прохождение пятнадцати дней со дня закрытия периода, за

  • Отмена командировочных удостоверений  с 2015 года, стоит ли применять его в дальнейшем

    Отмена командировочных удостоверений с 2015 года, стоит ли применять его в дальнейшем

    Отмена командировочного удостоверения пришлось как раз на нужное время в экономической ситуации страны. Сейчас сотрудники все чаще путешествуют по разным странам для заключения выгодных договоров для их компаний, ведь вести личные беседы всегда было более продуктивной схемой. Внесенные изменения в существующий закон сможет облегчить бумажную волокиту для многих компаний, которые стремятся минимизировать свои кадровые ресурсы,

  • Отпуск с последующим увольнением

    Отпуск с последующим увольнением

    Перед увольнением сотрудник обязан отработать две недели, которые, по сути, являются периодом для передачи дел другому лицу. При этом такой порядок дел мешает искать новую работу или оформлять документы на уже найденной вакансии. Кроме того возможны негативные оценки со стороны коллег, которые давят психологически. Чтобы всего этого избежать, многие пользуются правом отпуска непосредственно перед самим

Сети

Бизнес блог

Данный проект создан в помощь начинающим предпринимателям которые задаются вопросом "Какой открыть бизнес ?" и "Как открыть бизнес ?", хотя и уже преуспевшие предприниматели найдут здесь много полезной информации, всегда есть чему учиться и куда расти.

Последние комментарии