Главная | Понятия в бизнесе | Что такое карточка организации

Что такое карточка организации

карточка организации
Карточкой организации принято считать своего рода внутренний документ компании, в котором содержится вся основная информация о предприятии. Зачастую карточки принято рассматривать для ООО или ИП. При этом надо понимать, что данный бланк должен быть у каждой компании, независимо от ее размеров и формы правления. В обязательном порядке карточка предприятия должна быть предоставлена всем потенциальным партнерам (контрагентам). Именно на основании данного документа формируются затем финансовые документы. По этой причине карточка должна предоставляться абсолютно всем, с кем у предприятия планируется сотрудничество. Но при этом очень важно предварительно проконтролировать, чтобы бланк был заполнен правильно и содержал всю необходимую информацию, предусмотренную для подобного рода документов.

Основные особенности

Карточка предприятия является одним из обязательных бланков, которые компания должна предоставить по первому требованию партнера по бизнесу. Этот документ необходимо для формирования базы данных и поэтому его всегда запрашивают до начала сотрудничества, чтобы именно на основании указанной там информации правильно заполнить все финансовые документы, где необходимо будет указывать реквизиты предприятия.
Хотя карточка предприятия и не является серьезным юридическим документом, для которых обычно предусматривается строгая форма бланка, но тем не менее существует определенный перечень обязательных данных, которые должны быть там указаны.
Данный бланк не относится к БСО и поэтому направлять их разрешается не только партнерам, но и любым другим организациям даже для ознакомления. Это не будет каким-то нарушением.

Допускается обмен карточками предприятий на уровне юридических лиц как между обычными людьми визитками. Именно поэтому к данным бланкам обычно такое же пристальное внимание. Хотя и не будет каким-то серьезным нарушением не указать какой-то реквизит в данном документе или неправильно что-то заполнить, но это уже на начальном этапе сформирует негативное мнение о компании.
То же самое можно сказать и о наличии карточки. Без нее со многими компаниями просто отказываются сотрудничать. Именно поэтому о формировании карточки предприятия стоит позаботиться еще на начальном этапе ведения своей деятельности. Хотя и не предусматривается каких-либо штрафов за нарушение этих правил, но при этом предприятие ждет наказание похуже штрафов – отсутствие сотрудничать с ними серьезных компаний.

Источники информации

визитки

Главным источником информации для указания сведений в карточке предприятия является устав компании. Именно данный учредительный документ будет являться приоритетным при рассмотрении любых спорных вопросов на предприятии. Именно поэтому вся информация должна быть включена именно из устава. Также необходимо некоторые сведения взять из учредительного договора.

Дополнительными источниками информации для указания сведений в карточке организации являются различные регистрационные документы, подтверждающие постановку на учет в различных государственных учреждениях. Указывать эти реквизиты в карточке не обязательно, но при этом наличие данной информации позволяет подчеркнуть еще раз абсолютную прозрачность деятельности компании в глазах потенциальных партнеров. Наличие регистрационных номеров, присвоенных в государственных учреждениях, указывает на юридическую легитимность конторы.

Все остальные сведения также принято брать из общего доступа. Если во всех источниках информации про компанию указывается единый контактный телефон приемной, то в карточке предприятия также стоит указать именно его. Если даже руководитель желает подчеркнуть особый статус для него определенного партнера по бизнесу, то в этом случае возможно просто отправить ему дополнительно свою визитную карточку с указанием всех своих личных контактных данных. Карточка же предприятия должна иметь единый образец для всех и не изменяться в зависимости от получателя.

Предназначение

Карточка предприятия является обязательным документом для любой организации. В первую очередь ее просят те компании, которые только начинают сотрудничество. При этом не стоит путать ее с подтверждением надежности предприятия – зачастую предоставить карточку предприятия первым просит та компания, которая осуществляет поставки.

Такой бланк потребуется для того, чтобы внести все сведения об организации в базу данных, а также бухгалтерские программы. Именно на основании карточки предприятия в дальнейшем формируется счет, платежное поручение, накладная и прочие финансовые документы. В этом случае карточка предприятия является своеобразной гарантией того, что потом не будет претензий по поводу нестыковок в номерах счетов – вся информация вносится именно из официального бланка, которые предоставляет сама компания.
Помимо двух конечных сторон сделки карточка предприятия потребуется и транспортной компании, которая будет осуществлять перевозку товара, а также подрядчикам и другим участникам сделки.
Надо понищать, что подобне требования – не просто часть формирования имиджа компаний. На самом деле карточка предприятия должна в обязательном порядке быть запрошена, если покупатель осуществляет закупки и расплачивается безналичным расчетом. Только на основании данного бланка возможно формирование счетов к оплате, накладних и прочих документов финансового характера.

По такому же принципу происходит сотрудничество с теми компаниями, которые предоставляют какие-либо услуги. Только в этом случае данные из карточки предприятия включаются в другие документы (акт о проделанных работах). В любом случае, перед началом сотрудничества с любой компанией в обязательном порядке запрашивается карточка организации. Предоставить ее нужно всего раз – на основании данного бланка вся информация уже будет внесена в базу данных. После этого контакты и реквизиты включаются в документацию. Если же какой-то параметр будет изменен, то об этом в обязательном порядке необходимо проинформировать всех, кому карточки ранее были направлены. Для этого новый бланк с актуальной информацией направляется всем повторно.
Обычно принято запрашивать карточку предприятия у клиента. Проще говоря, ее запрашивает первой та компания, которая будет готовить финансовую документацию.

Перечень информации

карточка предприятия образец

В карточке организации необходимо указать полную информацию о предприятии:

– наименование. При этом необходимо указывать и полное, и краткое название организации;

– адреса. При этом необходимо указать и юридический, и фактический адреса. Если организация имеет несколько представительств, то необходимо указать их все. По общему правилу, если речь идет о торговых организациях, имеющих несколько розничных магазинов, то указываются адреса именно в том регионе, в котором располагается компания, которой адресуется карточка предприятия;

– контактные данные. Ранее всегда указывался адрес электронной почты и контактные номера телефонов приемной или директора. Сейчас очень часто принято дополнительно указывать адреса сайта или официальных страниц в различных социальных сетях – на данный момент это допускается и приветствуется даже для серьезных крупных корпораций;

– ФИО руководителя предприятия или частного предпринимателя. При этом в пункте допускается указание различных сведений на усмотрение руководства компании. В некоторых случаях ограничиваются просто указанием контактного номера приемной, но при желании руководитель имеет право указать и свой прямой контактный номер (сотовый);

– основания для осуществления деятельности (зачастую это устав предприятия для юридических лиц);

– БИК, расчетный и корреспондентский счета банка, а также непосредственно наименование финансовой организации, в которой обслуживается организация. Для ИП на данный момент очень часто допускается уточнение номера банковской карточки, на которую переводятся денежные средства, так как подобная форма расчетов является одной из наиболее популярных при совершении незначительных закупок;

– ИНН и КПП (для предпринимателей КПП не предусматривается, только для юридических лиц);

– ОГРН для предприятий и ОГРНИП для предпринимателя.

Эти данные являются обязательными для указания. Без них карточка предприятия не может быть признана полноценным бланком. При этом, если у предпринимателя возникает желание, то он может добавить на свое усмотрение какую-то важную информацию – это не будет ошибкой. Но все же следует помнить о том, что в первую очередь это серьезный документ, поэтому в нем должна содержаться только информация по сути. К примеру, допустимо указать основную информацию о сфере деятельности, но не стоит вдаваться в подробности концепции работы предприятия, его основных направлениях и предлагаемых товарах.

Не стоит путать карточку организации с офертой! Именно в оферте указываются основные особенности сотрудничества, все актуальные предложения и стоимость. В карточке организации же указываются только ключевые сведения о компании.

Что исключить

Ранее карточка предприятия носила все же менее формальный характер. В нее было принято включать информацию о девизе предприятия, сфере его деятельности, размере активов, концепции развития. Также в случае какой-либо реорганизации всегда указывалась информация о приемнике и причине подобных изменений. На данный момент все эти сведения исключены из карточки предприятия. Бланк носит исключительно деловой характер и поэтому не следует как-то отяжелять его лишними сведениями.

Указать достаточно только информацию по сути.

В некоторых ситуациях действительно допустимо указать приемника или предшественника. Это допустимо указывать только тогда, когда карточка предприятия направляется с большим количеством измененных данных, в том числе названия. Но в этом случае достаточно просто уточнить наименование обоих предприятий. Какие-либо подробности реорганизации или ее причины не следует сюда включать. При желании возможно направить просто дополнительное письмо с информацией о произошедших изменениях.
Также не советуют обычно включать информацию о других сотрудниках компании, кроме руководителя. Данные о личном менеджере возможно направить в других документах и письмах. Кроме того, это будет и не целесообразно: наемные работники слишком часто меняются и поэтому в такой ситуации потребуется постоянно направлять новые карточки предприятия, что не является особо удобным.

Не следует включать сюда сведения, являющиеся корпоративной тайной. Здесь речь идет об объемах выручки, главном акционере и размере его пакета акций, затратам на какие-либо нужды. Все эти сведения являются исключительно личной информацией предприятия, кроме того, она актуальна только на момент заполнения карточки предприятия. Именно поэтому не желательно включать подобные сведения в бланк.

Дизайн оформления

дизайн карточки

Карточка предприятия является скорее частью имиджа организации, чем юридическим документом. Именно поэтому к оформлению этого бланка стоит подойти с особой серьезностью. Каких-либо требований строгих на законодательном уровне к карточке предприятия не предъявляется, но самое главное – указать полный перечень предусмотренных в данном случае данных, а также предоставить достоверную информацию.

Каких-либо ограничений по размеру и стилю шрифта нет, самое главное – он должен быть читабельным. Также возможно сделать карточку организации на цветной бумаге, но фон не должен мешать разборчивости текста.

На бланке допускается наличие эмблемы организации или прочих опознавательных знаков. Но при этом важно помнить о том, что это все же своего рода документ и поэтому он должен иметь сдержанный стиль оформления, соответствовать основным требованиям и принятым нормам.

Также стоит в первую очередь оценить то, для какой именно организации составляется карточка, чтобы правильно подобрать ее дизайн оформления. Если речь идет о компании, специализирующейся на предоставлении юридических услуг или металлургической промышленности, то дизайн должен быть максимально лаконичным и деловым. Если же карточка предназначается для компании, которая занимается организацией праздников, то здесь можно позволить себе больше креатива и сделать несколько оригинальнее карточку.

Допускается просто взять образец в интернете и внести туда информацию по своей организации. Это будет проверенным вариантом с той точки зрения, что позволит гарантировать наличие всех необходимых реквизитов, предусмотренных для данного бланка. Зачастую наиболее удобной формой формирования данных является таблица. Именно в нее необходимо вносить все основные сведения о предприятии. Таким образом удается легко систематизировать всю важную информацию и выделить основные блоки.

При желании предприятие может сделать карточку на фирменном бланке. Распечатать ее в любом случае возможно как в типографии (если дизайн будет особенным), так и при помощи личного оборудования – на принтере после формирования образца в любой программе. Надо понимать, что карточка предприятия – это «лицо» организации, поэтому все же рекомендуется подойти к этому вопросу более ответственно и предоставить своим потенциальным партнерам презентабельный бланк, изготовленный на хорошей бумаге и с продуманным дизайном. Ведь именно на основании подобной визитной карточки организации и будет сформировано мнение о ней.

По общему правилу карточка организации готовится один раз. После этого ее необходимо будет отправлять всем своим партнерам. Не принято, да и не целесообразно, часто изменять информацию в карточке, поэтому корректировать ее следует лишь в том случае, если изменились какие-либо данные, которые там указываются. Карточка предприятия является весьма удобным способом предоставить о себе информацию, поэтому обладать ею должен абсолютно любой руководитель предприятия или предприниматель.

Похожие Статьи

  • Что такое чпм

    Что такое чпм

    ЧПМ называют специальные чекопечатающие машинки. Такое оборудование можно сравнить с традиционными кассовыми аппаратами. Однако на деле, между техникой есть несколько существенных отличий. Первые можно использовать в торговле лишь в случае с некоторыми налоговыми режимами. ЧПМ пробивают чеки и позволяют снимать Зет-отчеты, контролируя товарооборот и приход денег в кассу компании. Устройства предлагаются по более доступной стоимости

  • Что такое себестоимость товара в торговле

    Что такое себестоимость товара в торговле

    В торговле для того, чтобы узнать себестоимость товара, необходимо принять во внимание все расходы, которые были понесены продавцом при доставке продукции в торговую точку. Рассмотрим вопрос подробнее. Какие расходы необходимо иметь в виду? Для того, чтобы высчитать себестоимость продукции, необходимо сложить сумму следующих затрат: • Цена, которая была затрачена продавцом на то, чтобы товар был

  • Что такое себестоимость простыми словами

    Что такое себестоимость простыми словами

    Товары и услуги не возникают из воздуха. За ними всегда скрываются первоначальные материальные вклады, определяющие себестоимость продукции. Экономисты вывели несколько точно выверенных определений для этого понятия, которые нередко перегружены специальными терминами и сложными для понимания оборотами. В упрощенной форме все они сводятся утверждению, что под себестоимостью скрывается некая сумма, которую тратит предприятие на создание и

Сети

Бизнес блог

Данный проект создан в помощь начинающим предпринимателям которые задаются вопросом "Какой открыть бизнес ?" и "Как открыть бизнес ?", хотя и уже преуспевшие предприниматели найдут здесь много полезной информации, всегда есть чему учиться и куда расти.

Последние комментарии

  • На самом деле есть один простой способ начать свой бизнес без или с минимальными вложениями, но он очень ценный. По всем вопросам пишите на e-mail sergeymann248@mail.ru

    от Сергей Бизнес с нуля